Re: [room] Вопрос к aen

["Денис Смирнов" <mithraen@freesource.info>]

[-- Attachment #1: Type: text/plain, Size: 3609 bytes --]

On Sun, Feb 13, 2011 at 03:23:07PM +0300, Afanasov Dmitry wrote:

AD> вот что в нашем примере делать, к примеру, со счетами, что идут с
AD> докладной запиской? с чеками? с тех заданиями, договорами, актами, почтой,
AD> другими докладными записками? предвижу ответ: распределять по
AD> папкам/контейнерам, прописывать зависимости, индексировать по
AD> входящим/исходящим например.

Собственно элементарно это решается. Только дорого. Максимальным отказом
от "универсальных средств", к коим относится редакторы документов.

Документ это должна быть форма. С соответствующими полями. Фактически
"счет" это просто другой тип файла нежели "договор". При этом эта
технология должна быть сквозной -- то есть счет на оплату в бухгалтерию в
ином формате кроме "заполненная форма документа 'счет'" просто не пройдет.

AD> прекрасно, сделали механику зависимостей, индексировали. и тут вопрос: а
AD> все ли зависимости учли? все ли акты заложили? а точно ли в Докладной
AD> записке - докладная записка, а не договор?

Система должна быть гибкой (возможность ставить дополнительные тэги и
ассоциативные связи между объектами). Опять же, в рамках файловой системы
это сделать невозможно. В рамках web-интерфейса корпоративной системы --
можно.

AD> второй вопрос - кто указывает зависимости? какой счет к какой докладной и
AD> какому договору? в ИРЛ работники это делают самостоятельно, а в компе?
AD> комп же идиот, их ещё надо прописать правильно. и будут ходить
AD> пользователи жаловаться "у нас документ не сохраняется!", "мы документ
AD> потеряли! - какой? - договор! - а почему он среди счетов?".

А это можно решать только прописанными тех. процессами. То есть правилами
обработки документов.

У меня такая проблема была -- счета на оплату от контрагентов у нас
хронически терялись. И когда я в офисе из-за этого оказался без интернета
(отключили за неуплату в пятницу вечером, а я собирался работать в
выходные), то я взбесился.

И мы сделали собственную систему в которую был заложен техпроцесс
обработки входящего счета. В которую заносились в том числе timestamp всех
шагов (включая утверждение "внутренним заказчиком", утверждение мной,
момент когда счет ввели в систему, момент когда кто-то проверил
правильность реквизитов, момент экспорта в клиент-банк и момент получения
подтверждения что деньги ушли от клиент-банка).

Все, на этом все конфликты закончились. И почему-то счета больше не
терялись никогда, ибо если счет потерялся или был несвоевременно оплачен
можно было всегда четко ответить на вопрос "кому отрывать башку". Так как
все это знали -- никому башку отрывать было не надо, просто все работало
:)

AD> нет, документооборот - это административная задача, а не компьютерная.  по
AD> документам должны решать люди, а не машины и технари вроде нас.  особенно,
AD> если учитывать безапелляционность мнения технарей и оторванность от людей.
AD> дай им волю, поставили бы авторасстрел за переход на красный :)

Именно поэтому технари должны реализовывать средства. А вот менеджмент
должен уметь сформулировать техпроцесс работы с информацией внутри
компании. Если не может -- то подходит вариант "делаем как-нибудь,
принимаем багрепорты и мгновенно на них реагируем".

Не должно быть "удаления неправильно оформленных документов". Их просто
должно быть очень сложно создать -- раз, и сотрудникам должно быть
известно что им придется отчитываться перед начальством о том зачем им это
понадобилось -- два.

-- 
С уважением, Денис

http://mithraen.ru/
----------------------------------------------------------------------------

[-- Attachment #2: Digital signature --]
[-- Type: application/pgp-signature, Size: 198 bytes --]